Il personale dipendente e titolare d’incarico di ricerca o di associazione può recarsi in missione previa richiesta di autorizzazione, da inoltrare all’amministrazione almeno 5 giorni lavorativi prima della partenza tramite l’utilizzo del portale https://portale-sisinfo.infn.it
L’autorizzazione viene data dal Direttore della sezione e l’impegno deve trovare la piena copertura nei capitoli di spesa del singolo esperimento o servizio; al fine di consentire un corretto impegno/anticipo il richiedente dovrà indicare con la maggior precisione possibile l’importo dei biglietti di viaggio e delle eventuali spese di albergo e/o di iscrizione a congressi.
I biglietti aerei possono essere acquistati utilizzando l’agenzia convenzionata CisalpinaTours (Info Cisalpina) in modalita’ prepagata. Nel caso di volo di linea da addebitare ad una struttura diversa da quella di afferenza il servizio dovrà essere richiesto in modalità off line (simbolo cuffiette). Si ricorda che l’emissione del biglietto è condizionata alla preventiva apertura missione.
Per l’acquisto di biglietteria ferroviaria nazionale dovra’ essere utilizzato il portale Trenitalia con le proprie credenziali di accesso aziendali. (Biglietteria ferroviaria).N.B. Le credenziali fornite dall’amministrazione potranno essere utilizzate ESCLUSIVAMENTE per missioni a carico della sezione di Genova
Nella richiesta di missione deve essere indicata una causale chiara e dettagliata (non si riterra’ sufficiente la dicitura “riunioni” “contatti scientifici” “collaborazione”) e nel caso di conferenze/congressi/workshop dovra’ essere inserito il link all’evento.
Eventuali estensioni del periodo di missione e/o variazioni della località devono essere autorizzate dal Direttore. In tali casi é necessario procedere con la revisione della missione tramite il portale o, nel caso di impossibilita’ a raggiungere il sito, inviare una mail al direttore (in cc all’amministrazione).
In attuazione delle prescrizioni del D.Lg.s. 101/20 nel caso che il lavoro oggetto della missione presenti rischi ulteriori rispetto a quelli segnalati nella scheda di radioprotezione (compilata al momento dell’ assunzione o della richiesta di associazione) si dovrà allegare il modulo di attività occasionale disponibile presso la Segreteria di Radioprotezione.
Dal 16 giugno 2025 i giustificativi di spesa, nativamente digitali oppure scansionati, dovranno essere allegati direttamente dalla/dal richiedente durante la richiesta di rimborso sul portale web. Non saranno ammesse altre modalità di presentazione della documentazione e l’intero processo di chiusura, liquidazione e pagamento delle missioni si svolgerà esclusivamente in modo digitale. Pertanto non si dovranno più consegnare in amministrazione i documenti relativi alla trasferta, eccezion fatta per i documenti definiti “UNICI” (ricevuta cartacea del Taxi ad esempio) o rilasciati dai Paesi cosiddetti Black.list individuati nel link indicato nella circolare.
I documenti dovranno essere conservati dal trasfertista fino al momento dell’accredito del rimborso della missione sul proprio conto corrente. Dopo questa data potranno essere distrutti.
E’ previsto un controllo a campione dell’1% e quindi sarà possibile che venga chiesto al trasfertista la consegna degli originali. Il controllo avverrà prima di procedere alla liquidazione ed al pagamento della trasferta.
Attenzione: per quanto riguarda le missioni aperte sui fondi esterni, dato che stiamo attendendo ancora risposte dalla sede centrale, vi chiediamo la cortesia di consegnare il cartaceo in amministrazione.
Al fine di agevolare le operazioni di liquidazione in fase di richiesta di rimborso si ricorda di:
- aggiornare l’ora di inizio e fine missione secondo lo svolgimento effettivo della missione stessa ( si ricorda che sottomettendo la richiesta di rimborso si dichiara che la missione è stata effettuata e tutte le informazioni riportate corrispondono al vero)
- produrre un file per ogni tipologia di spesa nominandolo in modo che sia evidente il contenuto
- informare tempestivamente l’ufficio di tutte le variazioni anagrafiche, di aliquota IRPEF, di conto corrente bancario e di inquadramento lavorativo.