Seminari, partecipazione a comitati scientifici e collaborazioni scientifiche

Per attivare una pratica relativa a prestazioni rese da personale esterno relativa a seminari, partecipazione a comitati scientifici e collaborazioni scientifiche, occorre utilizzare il Tool Seminari disponibile sul Portale INFN –> terza missione–> comunicazione scientifica –> Seminari e collaborazioni (link di accesso)

I soggetti operanti all’interno del Tool sono:

  • Tutor (richiedente): persona di riferimento per l’ospite e per l’Amministrazione che istruisce la pratica (definisce il tipo di attività scientifica, propone il criterio di pagamento e inserisce informazioni opzionali) ne cura l’esito e supporta l’ospite;
  • Responsabile dei Fondi: valuta la richiesta di spesa ricevuta
  • Ufficio Seminari e Collaborazioni Scientifiche/ Ufficio Amministrazione: valuta la correttezza e l’ammissibilità della pratica dal punto di vista amministrativo, definisce gli aspetti economici inerenti al compenso e al rimborso, approva o rimanda la pratica al Tutor.
  • Direttore/Responsabile dei seminari: valuta nel merito l’ammissibilità della richiesta e firma la lettera di invito.
  • Ospite: persona chiamata a svolgere l’attività scientifica e a formalizzare una relazione finale ai fini del rimborso delle spese.
  • Segreteria di Direzione: supporta la scelta e la prenotazione delle strutture alberghiere e si occupa della relativa divulgazione scientifica, prenota l’aula.

Questo Tool provvede un efficace insieme di strumenti per richiedere, autorizzare e gestire Seminari e Collaborazioni a carattere scientifico, in accordo alla normativa vigente ed al Disciplinare INFN che regola la materia. Le principali funzionalità sono le seguenti:

  • Realizza un workflow amministrativo, in grado di accompagnare ogni pratica dalla fase di richiesta iniziale a quella di archiviazione.
  • In ogni passaggio del workflow, vengono raccolti e organizzati dati e documenti, secondo l’iter amministrativo previsto.
  • Il tool provvede ad informare gli utenti che debbano operare, mediante notifiche eMail, ed offre loro un’interazione guidata, incentrata sullo specifico compito da svolgere.
  • Esso si occupa inoltre della generazione di modelli e documenti precompilati, sollevando l’operatore dal doverli redigere manualmente.
  • Gestisce infine, l’invio automatico di notifiche e documenti verso l’esterno, a mezzo posta elettronica ordinaria o certificata.
  • Il tool può accettare richieste di Seminari e Collaborazioni Scientifiche, da chiunque disponga di credenziali INFN AAI

Istruzioni per la gestione della pratica

Normativa di riferimento

Modulistica